Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота. Инструкция по кадровому делопроизводству Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации. Кроме того, Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В Инструкции утверждаются: • перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия; • шаблоны всех документов по личному составу; • очередность оформления; • порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции. На основании каких документов разрабатывается инструкция? Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №- 225). Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.). Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Поэтому логично составлять Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий. Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой — трудовым книжкам. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив. В приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись непосредственного начальника». Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается. Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте Инструкции делайте ссылки на приложения — указывайте, образец какого документа где посмотреть. Это значительно упростит работу с Инструкцией. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с кадровыми документами. Например. СОДЕРЖАНИЕ: 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА 9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ Инструкции по кадровому делопроизводству 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Название организации» и направлена на совершенствование кадровой работы. 1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом 1.4. Начальник службы персонала Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству. 1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику службы персона Общества. 1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями. 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма; должностные инструкции; документы по личному составу; и другие. 2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы. 2.3. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов. Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа (приложение 1); общий бланк Общества (приложение 2); бланк распоряжения (приложение 3). 2.4. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, - дата его принятия; для утверждаемого документа Общества - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.). 2.5. Согласование кадрового документа Общества. Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юрисконсультом по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями. Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 2.6. Подписание кадровых документов Общества. Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества подписываются руководителем , при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности. 2.7. Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества. Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности. 3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. 3.3. Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи ), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества. Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества. 3.4. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие. 3.5. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность. 3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате. 3.7. Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. 3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем структурного подразделения, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров: прием на работу (форма Т-1) (приложение 4); перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5); увольнение (форма Т-8) (приложение 6); предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7); график отпусков(форма Т-10а) (Приложение-8); поощрение (форма Т-11) (Приложение 9). 4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в отделе кадров). Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок (приложения 10,11); на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12). Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника Общества на работу. 4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или руководителя структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять или перевести его на работу), подпись, дата. На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества. 4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно - биографического характера о работнике. Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника. 4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности. 4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2). Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые). 4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5). Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию. 4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения (в том числе кадровая служба) и работники организации, является инструкция по делопроизводству. На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная). Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта. Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Указанная Примерная инструкция по делопроизводству является актом законодательства Республики Беларусь, обязательным к применению всеми организациями нашей страны. Вместе с тем она устанавливает лишь общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя для организаций возможность построения системы документационного обеспечения управления с учетом специфики их деятельности, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. Она предусматривает (п. 1.5), что организации должны вести делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции по делопроизводству. Именно поэтому в названии указанного акта законодательства был использован термин «примерная». Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются. В настоящее время в связи с принятием Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) использование таких понятий, как «примерный», «типовой» в названиях нормативных актов ограничено. Если такая инструкция предусматривает на ее основе разработку в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной. Если же такая инструкция должна использоваться организациями непосредственно в практической деятельности, то она может быть определена как типовая. Примерные и типовые инструкции по делопроизводству разрабатываются министерствами, госкомитетами, другими республиканскими органами государственного управления, концернами и иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь. Они утверждаются руководителями этих органов и организаций по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по согласованной с Федеральной архивной службой России 21.06.2000г., утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. № 65-ст. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и. 2- Отдел кадров.
Примерный образец 1 являются: наименование организации (для внутренней - наименование Примерный образец 2. ГОСТ Р 6.30- 2003 ". Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации.